会議の進行って難しいですよね。
かっこよく言うとファシリテーション。
これが上手だと全てがうまくいき、
会議が充実したものへと変化します。
的外れな意見が出た時の
対処法などもありますので、
これであなたもファシリ上手。
目的の設定
今日は、何の為の会議なのか、
ゴールの設定をしましょう。
詳しくは
参加者の分析
参加者の知識、能力、経験、意欲、
どんな結論を期待しているか等
これを分析することで論点を予測できます。
そして、
どんな意見をしてきそうか、
どういう反応をしそうかを想定しておきます。
議論の枠組み設計
何を議論するべきか、
どういう流れで議論を進めるべきかを
事前にある程度イメージしておきます。
目標（ゴール）に到達するには、
何が必要か、何を決めないといけないか、
どうすればいいかなどです。
そして会議で意見を出してもらうのですが、
下記の理由で意見が食い違う事があります。
・立場の違い
・情報不足
・判断基準が決まってない
（10％を目指す → 10％が
高いのか低いのかが決まってない）
そんな時は
自分の事前にイメージした枠組みでいくのか、
その時の意見を取り入れて進めていくのか
判断していく必要があります。
この時の決め方ですが、
1番いいのはリーダーの判断です。
間違っても多数決を多用しないように。
多数決は、立場の強い人、年上、
声の大きい人の意見に流れてしまいますので。
意見への切り返し方
●意見は、主張と根拠をセットで聞く
主張が出たら、
「なぜそう考えるんですか？」と根拠を確認する
●意見がでたら整理していく
・同じ内容の意見をまとめる
（似た内容ではなく、目的から見て
共通点のある内容でまとめる）
・関連付ける
目的と手段、原因と結果、
時系列、主張と根拠など
関連付けて、見てわかるようにするので、
ホワイトボードは
絶対あったほうがいい
上記をしていくことで、
議論すべきポイントがみえてくるので、
ヌケやモレがないか、
何を考えていかないといけないのかが明確になる
●的外れな意見がでたら
しっかりと受け止めた上で、
あとで議論するように誘導する。
ホワイトボードのスペースに書いておくといい。
●そもそも論発言には
会議には段階があって、
今何をしているのかが大事、
大枠の流れを考えているのか、
具体策を考えているのか等
そこにそもそも論で振り出しに戻されると、
一向に話が進みませんので、
うまくかわすのが一番です。
「意見ありがとうございます。
今、こういう質問が出ましたが
みなさんどうですか？・・・
今回こういう経緯があって、
会議を重ねてこの段階の話をしていますので、
それは一旦おいて話を進めていきましょう」
●対立意見がでたら
意見に感謝し、まずは
対立点を明らかにしましょう。
立場の違いでの対立の場合は、
もう一段高い視点に立って、
考えたらどう？と質問してみてください。
他のやり方として、
視野を広げる、違う立場・視点から
物事を考えてみる、というのがありますが、
「みんなはこれに対してどう思いますか？」と
意見を求めると大抵、的を得た意見が出てきます。
最終的にどっちか決めないといけないときは、
「良い意見ありがとう。AもBも
どちらもとても大事なことだけど、
今回はこういう視点を大事にしていかないと
いけないから、Aで進めたいと思います。
こういう意見が大事なので
皆さんもどんどん意見お願いします。
B君ありがとう。」でOK。
意見の対立を防ぐツール
意見には、「人」が引っ付いています。
Aさんの意見だから反対しよう
の様な感じです。
これを防ぐためには、
意見と「人」を切り離す必要があります。
そのツールが、
ホワイトボードと付箋 です。
・ホワイトボードに意見を書く
・意見を付箋に書いてもらい
ホワイトボードに貼る
これをすることで、
どの意見も平等になり、
会議がスムーズに進みます。
まだまだ、色んな技があり、
歳を重ねると
自然とできるようになっていきます。
あとは、みんなに意見を求めて
しゃべらせる事もとても大事です。
うまい進行で
良い会議ができる事を祈ってます。
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やるかやらないかはあなた次第
くろおでした。
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